Google Keep vs Notion vs Apple Notes — 메모 앱 3종 비교, 직장인에게 맞는 건 어느 쪽

회사에서 업무 메모를 어디에 쌓아두고 있는가? 이 질문 하나에 직장인마다 답이 다르다. 카카오톡 나에게 보내기로 대충 기록해두는 사람도 있고, 포스트잇을 빼곡히 붙이다가 어느 날 통째로 날려먹는 사람도 있다. 나는 한때 세 앱을 동시에 쓰면서 혼란을 자초했다. Google Keep에 아이디어, Notion에 프로젝트, Apple Notes에 개인 일기 — 결국 뭘 어디 썼는지 기억이 안 나서 처음부터 다시 정리하는 일을 반복했다.

3년 넘게 세 앱을 직접 써본 경험을 바탕으로, 각각의 실제 장단점과 어떤 상황에 어울리는지를 솔직하게 적어봤다.

Google Keep — 일단 적고 보자는 사람한테 딱

구글 킵은 열자마자 입력창이 뜬다. 색깔로 메모를 구분하고, 체크리스트도 탭 한 번이면 끝이다. 음성 메모, 사진 첨부도 된다.

장점
- 구글 계정만 있으면 모든 기기에서 바로 동기화
- 구글 문서·드라이브·Gmail과 자연스럽게 연결됨
- 무료, 광고 없음
- 색상·라벨·핀 고정으로 메모를 빠르게 구분 가능

단점
- 폴더 개념이 없어서 메모가 수백 개 쌓이면 찾기 번거롭다
- 긴 글이나 구조화된 문서 작성엔 어울리지 않음
- 전반적인 기능이 단순한 편

짧은 회의 메모, 쇼핑 목록, 아이디어를 빠르게 던져둘 때는 진짜 최고다. 그런데 업무 보고서나 프로젝트 계획을 킵에 쓰다 보면 금방 한계가 온다.

Notion — 나만의 업무 시스템을 만들고 싶은 사람이라면

노션은 메모 앱이라기보다 '나만의 업무 포털'에 가깝다. 페이지 안에 페이지를 만들 수 있고, 데이터베이스로 할 일·일정·독서 기록 등을 관리할 수 있다. 텍스트, 표, 이미지, 코드 블록, 임베드까지 한 화면에서 자유롭게 쓸 수 있어서 자기만의 업무 시스템을 꾸리고 싶은 사람들이 많이 찾는다.

장점
- 블록 기반 에디터로 레이아웃을 자유롭게 구성 가능
- 칸반·갤러리·캘린더·리스트 뷰 등 다양한 데이터베이스 형태
- 팀원 공유·협업 기능이 탄탄하다
- 웹 클리퍼, API 연동 등 확장성이 좋음

단점
- 처음 세팅하는 데 시간이 제법 걸린다
- 모바일 앱이 무겁고 느리다
- 오프라인 상태에서는 기능이 제한됨
- 기능이 너무 많아 오히려 어디다 뭘 써야 할지 헷갈리기도 함

주간 업무 보고, 프로젝트 로드맵, 팀 위키처럼 중장기 정보를 관리할 때는 강하다. 그 대신 지하철에서 갑자기 떠오른 것을 적으려다 로딩 화면부터 보게 된다.

Apple Notes — 아이폰 쓰는 사람이라면 이미 최고 카드

애플 메모는 아이폰·맥 생태계를 쓴다면 이미 꽤 강력한 걸 손에 쥐고 있는 거다. 잠금 화면에서 바로 메모할 수 있고, 손글씨·스캔 기능, PDF 저장도 된다. 최근 업데이트에서 폴더, 태그, 스마트 폴더, 공동 작업 기능이 추가되면서 예전보다 훨씬 쓸만해졌다.

장점
- 애플 기기 간 동기화가 빠르고 안정적
- 손글씨(Apple Pencil) 지원, 사진·스캔 첨부가 간편
- 태그 시스템으로 분류가 편해짐
- 잠금 화면·Siri에서 바로 메모 시작 가능

단점
- 안드로이드·윈도우에서 접근하기 불편 (웹에서도 되긴 하지만 기능이 줄어든다)
- 타 플랫폼과의 협업에는 취약함
- 데이터베이스 같은 구조적 기능은 없음

애플 기기만 쓰는 사람이라면 별도 앱 없이 이것만으로도 오래 버틸 수 있다. 다만 업무용 PC가 윈도우이거나 팀원들과 공유가 필요하다면 불편함이 생긴다.

상황별 추천 — 어떤 앱이 나한테 맞는가

상황	추천 앱
짧은 메모, 쇼핑 목록, 빠른 기록	Google Keep
프로젝트 관리, 팀 협업, 체계적 정리	Notion
아이폰·맥 사용자, 손글씨, 빠른 동기화	Apple Notes
업무와 개인 메모를 통합 관리	Notion 또는 Apple Notes
구글 워크스페이스 환경 직장인	Google Keep + Google Docs 병행

내 결론: 지금은 Google Keep과 Notion을 나눠서 쓴다. 회의 중 받아 적는 짧은 메모는 킵에, 프로젝트별 정리와 팀 공유는 노션에 쓴다. Apple Notes는 맥북에서 개인 글 쓸 때만 연다. 처음엔 한 앱으로 다 해결하려다 번번이 실패했는데, 용도를 나눴더니 오히려 세 앱 모두 제대로 쓰게 됐다.

결론

결국 "어느 게 제일 좋은가"가 아니라 "내 업무 방식에 어느 게 맞는가"의 문제다. 빠르게 던져두고 나중에 찾는 스타일이면 Google Keep, 체계적으로 쌓고 팀과 공유해야 한다면 Notion, 애플 기기 안에서 자연스럽게 쓰고 싶다면 Apple Notes가 맞다.

일단 하나씩 2주씩 써보는 게 제일 빠른 답이다. 어차피 다 무료이거나 무료 플랜으로도 충분하다. 자신의 루틴에 자연스럽게 녹아드는 앱이 곧 정답이다.