Google Keep vs Notion vs Apple Notes — 메모 앱 3종 비교, 직장인에게 맞는 건 어느 쪽
직장 생활을 하다 보면 메모할 일이 생각보다 잦다. 회의 중에 불쑥 튀어나온 아이디어, 상사가 툭 던진 지시사항, 퇴근길에 갑자기 떠오른 내일 해야 할 일. 그 순간을 잡아두지 않으면 다 날아간다. 그래서 메모 앱 하나쯤은 제대로 골라 쓰고 싶은데, 막상 고르려니 선택지가 너무 많다.
나는 지난 3년 동안 Google Keep, Notion, Apple Notes를 번갈아 써봤다. 각자 색깔이 달라서 어느 하나가 무조건 낫다고 말하기 어렵고, 그렇다고 셋 다 쓰는 것도 피곤한 일이다. 직장인 입장에서 있는 그대로 정리해봤다.
Google Keep — 빠른 메모의 왕, 정리는 기대 말 것
Google Keep을 처음 쓴 건 스마트폰으로 뭔가를 빠르게 기록해야 할 때였다. 앱을 열면 바로 입력창이 나오고, 적고 닫으면 끝. 이 단순함이 진짜 장점이다.
색깔로 메모를 구분할 수 있고 체크리스트도 된다. 장 볼 목록이나 간단한 할 일 정리엔 충분하다. 회사에서 구글 워크스페이스를 쓰고 있다면 Google Docs나 Gmail과 연동이 자연스럽다.
문제는 메모가 쌓이면서 나타난다. 폴더가 없고, 태그로만 분류하는 구조인데 이게 생각보다 불편하다. 수십 개 메모가 타일로 쭉 늘어서 있으면 나중에 뭔가를 찾을 때 꽤 고생한다. 자료를 오래 보관하려는 사람에게는 솔직히 안 맞는다. 쓰고 버리는 용도엔 좋은데, 쌓아두는 용도엔 아니다.
이런 사람에게 맞다: 빠른 메모, 쇼핑 목록, 단순 체크리스트 위주로 쓰는 사람. 정보를 오래 쌓아두기보다 쓴 뒤 잊어도 되는 스타일.
Notion — 뭐든 다 된다, 근데 시작이 너무 무겁다
Notion을 처음 봤을 때 솔직히 좀 설렜다. 데이터베이스, 칸반 보드, 캘린더, 위키까지. 업무 관련 모든 걸 한 곳에서 굴릴 수 있다는 게 매력이었다.
쓰다 보면 강점이 실감된다. 팀 협업 기능이 좋고, 페이지를 계층으로 쌓을 수 있어서 복잡한 프로젝트 관리엔 딱 맞는다. 템플릿도 많고 커뮤니티에서 공유되는 것도 넘쳐나서, 필요에 따라 골라 붙이면 그럴듯한 업무 시스템이 만들어진다. 회의록, 업무 추적, 프로젝트 문서를 한 곳에 모으고 싶다면 Notion이 맞다.
다만 진입 장벽이 있다. 처음엔 어디서 시작해야 할지 막막하다. 메모 하나 적으려는데 블록 구조가 낯설고, 세팅하다가 정작 할 일을 못 하는 상황도 생긴다. 모바일 앱도 PC보다 느리고 불편하다. 빠른 기록보다 체계적인 정리에 초점이 맞춰진 도구라, 뭔가 준비가 필요하다는 느낌이 계속 따라다닌다.
무료 플랜도 개인 용도라면 충분하지만, 팀에서 AI 기능까지 쓰려면 유료 전환이 필요하다.
이런 사람에게 맞다: 프로젝트 관리, 팀 협업, 복잡한 업무 시스템을 직접 만들어 쓰고 싶은 사람. 세팅에 시간을 쓸 여유가 있는 사람.
Apple Notes — 기본 앱이라 무시했는데, 꽤 쓸 만하다
솔직히 Apple Notes는 한동안 그냥 지나쳤다. 기기에 기본으로 깔린 앱이라 별거 없겠거니 했는데, 다시 써보니 편견이었다.
가장 큰 장점은 아이폰, 아이패드, 맥을 쓰는 사람이라면 별다른 설정 없이 바로 쓸 수 있다는 것이다. 켜면 이미 로그인되어 있고, 기기 간 동기화도 자연스럽다. 메모 쓰다가 사진을 붙이거나 문서 스캔하는 것도 손 하나로 해결된다. 최근 업데이트에서 협업 기능도 생겼고, 태그와 스마트 폴더도 쓸 수 있어서 정리가 이전보다 많이 편해졌다.
반응 속도가 빠르고, Apple Pencil과 연동하면 아이패드에서 활용도가 더 올라간다. 개별 메모를 잠글 수 있어서 민감한 내용도 나름 안전하게 보관할 수 있다.
단점은 플랫폼 종속이다. 안드로이드나 윈도우를 함께 쓴다면 접근이 불편하다. 웹 버전이 있긴 한데 기능이 제한적이다. Notion처럼 데이터베이스나 복잡한 구조는 만들 수 없다. 단순하고 빠른 대신 확장성은 낮다.
이런 사람에게 맞다: 애플 기기를 주로 쓰는 사람, 세팅 없이 당장 쓰고 싶은 사람, 간단한 메모와 문서 정리가 목적인 사람.
결국 어떻게 고를까
세 앱을 다 써보고 내린 결론은, 업무 스타일과 쓰는 기기에 따라 답이 달라진다는 것이다.
빠르게 적고 잊어도 되는 게 주된 용도라면 Google Keep이 제일 편하다. 세팅이 귀찮고 일단 쓰고 보는 편이라면 Apple Notes가 낫다. 업무 전반을 하나로 관리하고 싶고, 시간을 들여 제대로 만들 생각이 있다면 Notion을 선택하면 된다.
나는 지금 Apple Notes와 Notion을 나눠 쓴다. 빠른 메모는 Apple Notes에, 프로젝트 문서나 정리가 필요한 자료는 Notion에. 하나로 다 해결하려다 지친 경험이 있어서, 잘하는 걸 나눠 맡기는 방식으로 정착했다.
메모 앱 하나 제대로 고르는 게 생산성에 꽤 영향을 준다. 완벽한 앱을 찾으려고 너무 오래 고민하기보다는, 지금 흐름에 맞는 걸 먼저 써보는 게 맞다. 맞지 않으면 바꾸면 그만이다.