할 일 관리 앱 비교 2026 — Todoist vs TickTick vs Microsoft To Do, 직장인에게 맞는 건 어느 쪽인가

1. 할 일 관리 앱이 왜 필요한가 — 머릿속에서 꺼내야 일이 된다

직장에 다니다 보면 하루에 처리해야 할 일이 수십 가지씩 쏟아진다. 회의 준비, 보고서, 팀원 피드백, 거래처 연락, 퇴근 후엔 약속에 가계부까지. 처음엔 전부 머릿속으로 챙길 수 있을 것 같다. 그러다 어느 날 중요한 마감을 날리거나, 분명히 하려고 했는데 까먹은 일이 쌓이기 시작한다.

그때가 할 일 관리 앱이 필요한 순간이다. 메모를 저장하는 용도가 아니라, 머릿속에 쌓인 것들을 밖으로 꺼내 지금 당장 중요한 일에만 집중하게 만드는 도구다. 심리학 용어로는 "인지 부하 감소"라고 하는데, 간단히 말하면 머리에 너무 많은 걸 쑤셔넣으면 정작 중요한 일을 제대로 못 하게 된다는 뜻이다.

나는 몇 년째 이것저것 바꿔가며 써왔다. 스마트폰 기본 메모, 스티커 노트, 스프레드시트까지 두루 거쳤고, 결국 전용 앱에 정착했다. 그 과정에서 Todoist, TickTick, Microsoft To Do를 모두 써봤다. 앱마다 성격이 꽤 달라서 어떤 사람에게는 딱 맞는 게 다른 사람에게는 오히려 불편할 수 있다.

이 글은 세 앱을 직접 써본 경험을 솔직하게 정리한 것이다. 특히 직장인 입장에서 실제로 얼마나 쓸 만한지를 중심으로 봤다.

2. 세 앱 한눈에 비교 (가격·플랫폼·핵심 기능)

본격 비교 전에 기본 스펙부터 정리해두자.

항목	Todoist	TickTick	Microsoft To Do
무료 플랜	있음 (프로젝트 5개, 작업 5개/프로젝트)	있음 (기본 기능 대부분 포함)	있음 (거의 무제한)
유료 플랜	월 약 4,000원 (Pro)	월 약 3,600원 (Premium)	없음 (무료만 있음)
iOS	✓	✓	✓
Android	✓	✓	✓
Windows	✓	✓	✓ (MS 통합)
Mac	✓	✓	✓
웹 앱	✓	✓	✓
캘린더 뷰	유료	무료 포함	제한적
포모도로 타이머	없음	무료 포함	없음
협업 기능	유료	무료 일부	제한적
Outlook 연동	제한적	제한적	완전 통합

가격만 놓고 보면 Microsoft To Do가 완전 무료라 단연 유리하다. Todoist와 TickTick은 비슷한 가격대지만, TickTick 무료 플랜에 들어있는 기능이 훨씬 많다.

플랫폼 지원은 셋 다 Windows·Mac·iOS·Android·웹을 커버한다. Microsoft To Do는 윈도우 환경에서 유독 자연스럽고, Outlook이나 Microsoft 365와 깊게 연결된다.

3. Todoist — 가장 많이 쓰이는 이유, 직접 써보니

Todoist는 전 세계에서 가장 많이 쓰이는 할 일 관리 앱이다. 2007년에 나와서 지금까지 꾸준히 업데이트되고 있고, 구글 플레이·앱스토어 양쪽에서 수백만 다운로드를 기록하고 있다.

실제로 써본 느낌

처음 Todoist를 쓸 때 제일 놀란 건 자연어 입력이었다. "내일 오후 3시 팀 회의 준비"라고 입력하면 그냥 내일 오후 3시 알림으로 등록된다. "매주 월요일 주간 보고"라고 치면 반복 일정이 된다. 이것만으로도 일정 입력 속도가 확 달라진다.

프로젝트 기능도 쓰기 편하다. 업무·개인·사이드프로젝트처럼 큰 덩어리로 나누고 그 안에 세부 작업을 넣는 방식이다. P1~P4 우선순위가 색깔로 구분되어서 빨간 P1들만 봐도 오늘 뭘 먼저 해야 하는지 바로 보인다.

카르마(Karma) 시스템

Todoist에만 있는 기능으로, 작업을 완료할 때마다 포인트가 쌓인다. 처음엔 그냥 장식인 줄 알았는데 쓰다 보면 오늘 완료 숫자가 자꾸 신경 쓰인다. 은근히 동기부여가 된다. 물론 의미 없는 소작업을 잔뜩 만들어 점수만 올리는 부작용도 생기긴 한다.

단점도 솔직히

무료 플랜 제한이 꽤 빡빡하다. 프로젝트 5개, 프로젝트당 작업 5개가 전부다. 업무랑 개인 할 일을 같이 관리하면 금방 한계가 온다. 캘린더 뷰, 미리 알림, 댓글 기능도 전부 유료라 본격적으로 쓰려면 결제가 거의 필수다.

인터페이스는 깔끔하지만 좀 차갑다. 기능성에 집중한 디자인이라 따뜻한 맛은 없다.

4. TickTick — 캘린더·포모도로 품은 올인원 앱

TickTick은 중국 개발사가 만든 앱이다. 처음 들었을 때는 낯설었는데, 무료에 이렇게 많은 게 들어있나 싶어서 써보다가 계속 쓰게 됐다.

할 일 관리 + 캘린더가 한 앱에

가장 큰 강점은 할 일 목록과 캘린더를 하나의 앱에서 볼 수 있다는 거다. Todoist나 Microsoft To Do를 쓸 때는 일정 확인하러 구글 캘린더를 따로 열어야 했는데, TickTick은 달력 위에 오늘 할 일들이 겹쳐 보인다. 이번 주 일정과 할 일을 한 화면에서 파악할 수 있어서 앱 전환할 일이 확 줄었다.

포모도로 타이머 내장

25분 집중 + 5분 휴식을 반복하는 포모도로 기법을 별도 앱 없이 TickTick 안에서 바로 쓸 수 있다. 작업 하나 선택하고 타이머 시작하면 자동으로 진행된다. 나중에 어떤 작업에 시간을 얼마나 썼는지 통계도 나오는데, 이게 생각보다 쓸모 있었다. 막연히 "오늘 바빴다"가 아니라 실제로 어디다 시간을 쏟았는지 보인다.

습관 추적 기능

운동, 독서, 물 마시기 같은 일상 습관도 TickTick 안에서 관리할 수 있다. 앱을 따로 깔 필요 없이 할 일 목록에 습관 체크가 붙어있는 셈이다. 연속 달성 표시도 있어서 며칠째 이어지고 있는지 한눈에 보인다.

단점은 뭔가

처음 쓸 때 메뉴가 너무 많아서 좀 헤맸다. 설정이 여기저기 흩어져 있어서 원하는 걸 찾는 데 시간이 걸렸다. 서버가 중국에 있어서 데이터 보안이 신경 쓰이는 사람이라면 주의가 필요하다. 회사 보안 정책에 따라서는 업무 용도로 쓰기 어려울 수도 있다.

5. Microsoft To Do — 윈도우 유저라면 무료로 충분한가

Microsoft To Do의 전신은 Wunderlist다. 2015년 마이크로소프트가 인수하면서 지금의 To Do로 바뀌었다. Microsoft 365 구독에 기본 포함되고, 따로도 완전 무료다.

윈도우 환경에서의 압도적 편의성

윈도우 11이라면 시작 메뉴 근처에 이미 To Do가 있을 가능성이 높다. Outlook과 자동 연동되어서 이메일을 작업으로 전환하거나 Outlook 캘린더 일정과 할 일을 연결할 수 있다. Teams나 Planner와도 연동이 된다.

직장에서 Microsoft 365를 쓴다면 이 연동만으로도 꽤 가치가 있다. 받은 편지함을 할 일 목록처럼 쓸 수 있는 구조라서, 이메일 처리가 업무의 많은 부분을 차지하는 사람에게 특히 편하다.

"내 하루" 기능

매일 아침 앱을 열면 오늘 집중할 작업들을 직접 골라서 하루 목록을 만드는 방식이다. 자동으로 채워지는 게 아니라 전체 할 일 중에서 내가 선택한다. 처음엔 좀 번거롭게 느껴졌는데, 어느새 아침마다 하루를 계획하는 습관이 생겨서 괜찮았다.

아쉬운 점

기능이 세 앱 중 가장 단순하다. 서브 작업, 알림, 파일 첨부 같은 기본 기능은 있지만 캘린더 뷰, 포모도로, 통계 같은 것들은 없다. Todoist나 TickTick에 익숙하다면 허전하게 느껴질 수 있다.

맥이나 아이폰이 주 기기라면 강점이 반감된다. Microsoft 생태계 바깥에서는 굳이 To Do를 써야 할 이유가 약해진다.

6. 상황별 추천 — 직장인·학생·프리랜서에게 각각 맞는 것

직접 써본 결론은, 어떤 앱이 가장 좋다는 게 아니라 내 상황에 맞는 앱이 좋은 앱이라는 거다.

직장인 — Microsoft 환경이면 Microsoft To Do, 그 외엔 Todoist

Outlook과 Teams로 일하는 환경이라면 Microsoft To Do를 먼저 써보는 게 낫다. 추가 비용 없이 이미 쓰는 도구들과 자연스럽게 붙는다. 이메일 처리가 업무의 많은 부분을 차지한다면 Outlook 연동만으로도 충분히 쓸 만하다.

Microsoft 환경이 아닌 직장인이라면 Todoist가 무난하다. 자연어 입력, 우선순위 관리, 프로젝트 분류가 업무용으로 잘 맞는다. 다만 무료로는 좀 부족하고 유료 전환이 필요하다.

학생 — TickTick이 가성비 최고

시험, 과제 마감, 개인 공부 습관까지 한 앱에서 챙기고 싶다면 TickTick이 제일 낫다. 무료 플랜에 캘린더, 포모도로, 습관 추적이 다 들어있어서 사실상 돈 안 써도 된다.

프리랜서 — Todoist 유료 또는 TickTick

클라이언트 프로젝트를 여러 개 동시에 돌리는 프리랜서라면 프로젝트 분리가 중요하다. Todoist는 프로젝트별 구분이 깔끔하고 마감·우선순위가 한눈에 들어와서 다중 프로젝트 관리에 강하다. 비용을 아끼고 싶다면 TickTick도 비슷하게 쓸 수 있다.

7. 무료 플랜으로 충분한가 — 유료 가치 솔직 판정

Microsoft To Do: 무료 플랜으로 충분

애초에 유료 플랜이 없다. 있는 기능 그대로 무료다. 단순하긴 해도 기본적인 할 일 관리로는 부족함이 없다.

TickTick: 무료로 꽤 많이 된다

경쟁 앱들보다 무료 범위가 확실히 넓다. 캘린더 뷰, 포모도로, 습관 추적이 전부 무료다. 유료(Premium)로 가면 구글 캘린더나 애플 캘린더와 양방향 동기화가 되고 통계도 더 풍부해진다. 여러 캘린더를 한곳에서 관리하고 싶다면 프리미엄이 맞고, 그 외엔 무료도 충분하다.

Todoist: 본격 사용이라면 유료 필요

무료 플랜은 솔직히 아쉽다. 프로젝트 5개, 프로젝트당 작업 5개는 조금만 써도 금방 막힌다. 리마인더, 댓글, 파일 첨부, 캘린더 뷰도 전부 유료다. 월 4,000원 정도면 가성비가 나쁘지는 않지만, 무료로만 쓰기엔 세 앱 중 가장 제약이 많다.

8. 쓰다 포기하는 이유와 오래 이어가는 법

할 일 관리 앱을 쓰다 포기하는 패턴이 있다. 처음엔 의욕적으로 모든 할 일을 넣고 태그도 달고 프로젝트도 만든다. 그러다 어느 순간 앱 열기가 귀찮아지고, 결국 카카오톡 나에게 보내기로 돌아간다.

포기하는 이유 세 가지

완벽하게 쓰려는 욕심이 첫 번째다. 할 일을 빠짐없이 등록하고 태그에 마감일까지 정확히 넣으려다 보면 할 일 관리 자체가 또 하나의 일이 된다. 머릿속을 비우려고 시작했는데 앱 정리에 에너지를 쏟는 아이러니다.

두 번째는 리뷰를 안 하는 것이다. 앱에 넣어놓고 다시 안 들여다보면 아무 의미가 없다. 아침에 오늘 목록을 확인하고 저녁에 완료 체크하는 것, 이 간단한 습관이 없으면 앱은 점점 방치된다.

세 번째는 앱을 너무 자주 바꾸는 것이다. 더 좋아 보이는 앱이 나오면 또 갈아타고, 그쪽에서도 또 다른 걸 찾는다. 어떤 앱이든 2~3주는 써봐야 자기 방식이 생긴다.

오래 이어가는 방법

단순하게 시작하는 게 핵심이다. 태그, 색깔 분류, 반복 일정 같은 건 나중에 필요할 때 하나씩 더하면 된다. 처음 2주는 두 가지만 한다. 생각나는 걸 일단 앱에 넣는 것, 아침마다 오늘 목록을 한 번 보는 것. 이 둘이 습관이 되면 나머지는 자연스럽게 따라온다.

알림은 많이 달지 않는 게 좋다. 알림이 쏟아지면 결국 다 무시하게 된다. 정말 중요한 마감에만 알림을 걸어야 효과가 있다.

마무리

Todoist, TickTick, Microsoft To Do 모두 기본기는 충분히 좋다. 지금 당장 골라야 한다면 이렇게 추천한다.

Microsoft 365로 일하는 직장인이라면 Microsoft To Do부터 열어보자. 이미 설치돼 있고 Outlook과 붙고 공짜다. 시간 관리와 습관까지 한 앱에서 잡고 싶다면 TickTick이 제일 낫다. 빠르고 깔끔한 할 일 관리를 원한다면 Todoist가 맞는데, 제대로 쓰려면 유료 전환을 생각해야 한다.

어떤 앱을 고르든 가장 중요한 건 일단 쓰는 것이다. 완벽한 시스템은 없다. 지금 앱 열고 오늘 할 일 하나 입력하는 것부터 시작하면 된다.